閩交院財〔2020〕3號
第一章 總 則
第一條 為加強學校會計檔案管理，有效保護和利用會計檔案，根據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》和《會計檔案管理辦法》（財政部國家檔案局令第79號）等有關法律和行政法規(guī)，結合學校實際，制定本辦法。
第二條 本辦法適用于學校及學校所屬二級獨立核算單位的會計檔案管理。
第三條 會計檔案由財務處和檔案室共同管理，檔案室對全校的會計檔案工作實行監(jiān)督和指導。財務處負責會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用（移交至檔案室前）等工作。檔案室負責移交至檔案室的會計檔案的存放、利用等工作。學校所屬二級獨立核算單位負責本單位會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用（移交至檔案館之前）等工作。學校辦公室、圖書館和財務處共同負責會計檔案的鑒定銷毀工作。
第四條 會計檔案是學校各單位進行經濟活動的原始記錄和真實反映。學校必須加強會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的立卷、歸檔、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用和安全。財務處應當指定專人負責會計檔案的日常管理；學校所屬二級獨立核算單位，應當明確會計檔案管理的負責人；出納人員不得兼管會計檔案。
第二章 會計檔案的歸檔范圍
第五條 本辦法所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。
第六條 下列會計資料應當進行歸檔：
（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證；
（二）會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬和其他輔助性賬??；
（三）財務會計報告，包括月度、季度、年度財務會計報告（含會計報表、附表、附注及文字說明）及其他財務會計報告；
（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書以及其他具有保存價值的會計資料（包括在職職工工資發(fā)放清冊、離退休職工工資發(fā)放清冊等）。
第七條 會計檔案管理應當充分利用計算機、網絡通信等信息技術手段。
第八條 學校內部形成的電子會計資料，同時滿足下列條件的，可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：
（一）形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸；
（二）使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序；
（三）使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的索引關系；
（四）采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；
（五）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響；
（六）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。
第九條 學校從外部接收的電子會計資料，附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，且同時滿足本辦法第八條規(guī)定條件，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。
第三章 會計檔案立卷、歸檔與移交
第十條 財務處和檔案室共同制定學校會計檔案的立卷統一標準與規(guī)范：
（一）統一訂制學校紙質會計檔案的封面和裝訂材料，并明確學校紙質會計檔案的裝訂、立卷要求；
（二）制定學校電子會計檔案的存儲規(guī)則，確保電子會計檔案與相關聯紙質會計檔案在名稱、內容上相一致。
第十一條 財務處、學校所屬二級獨立核算單位的財會人員是會計檔案的立卷人，應當對本單位每年形成的會計檔案按照本辦法及時進行整理、裝訂、立卷和歸檔：
（一）財務處應當按照嚴格、合理、科學的會計憑證傳遞程序，健全各類賬簿的記錄和保管要求，統一各類財務報告的格式和編報時間，保證會計檔案的完整、及時、規(guī)范。
（二）各類會計憑證，財務部門應當及時進行整理和裝訂，防止憑證的散亂和遺失。記賬憑證應當連同所附的原始憑證，按照編號順序梳理整齊，按期裝訂成冊，并加具封面，注明應當填列的內容。
（三）對各類會計賬簿，應當按月結賬，按年度作為會計檔案進行歸檔保管。會計賬簿封面上應當載明賬簿名稱、所屬會計年度、記賬或管理人員、賬簿啟用和起止日期，并加蓋財務專用章和財務負責人（會計主管人員）的簽章。
（四）對各類財務報告，應當分財務報告的性質按照月、季、年度歸檔保存。作為會計檔案的各類財務報告應當加蓋單位公章，單位負責人、財務負責人及填報或者編制人應當在報告上簽章。
第十二條 學校當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由財務處臨時保管二年，再移交至檔案室保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經檔案室同意，臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間,會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規(guī)定,以及本管理辦法規(guī)定。
第十三條 移交工作由財務處和檔案室指定專人辦理手續(xù)。財務處移交會計檔案時，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和應保管年限等內容。學校所屬二級獨立核算單位和檔案室之間移交會計檔案由雙方指派人員辦理，移交工作接受財務處的監(jiān)督。
第十四條 移交會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列的內容逐項交接：
（一）移交時應當保證紙質會計檔案保持原卷的封裝，電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規(guī)定；
（二）檔案室接收會計檔案時，應當對會計檔案的準確性、完整性進行檢查，接受電子檔案時還應當檢查其可用性和安全性，符合要求的才能接收；
（三）交接完畢后，交接雙方經辦人和監(jiān)交人在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
第十五條 校內二級獨立核算單位撤銷時，其撤銷前形成的會計檔案應當及時移交至檔案室。
第四章 會計檔案利用
第十六條 會計檔案的查閱須履行相應審批手續(xù)：校內外單位或個人查閱會計檔案需履行登記手續(xù)，詳細登記查閱的時間、目的、查閱的內容及查閱人等信息后，方可查閱或復制。不得查閱與本單位或個人業(yè)務工作無關的會計檔案。
（一）校內人員查閱檔案，需持《福建船政交通職業(yè)學院會計檔案利用申請表》（附表2）及個人身份證或工作牌辦理。
（二）校外人員查閱檔案，需持單位介紹信和查閱申請，經財務處部門主管簽字同意后方可登記查閱。
第十七條 屬于正常業(yè)務工作范圍內的會計檔案查閱或復制，根據會計檔案的查閱數量，具體審批權限如下：
（一）查閱量＜10筆的，由財務處部門主管審批后辦理查閱相關手續(xù)；
（二）10筆≤查閱量＜30筆的，由財務處部門主管審簽，分管財務的校領導審批后辦理查閱相關手續(xù)；
（三）查閱量≥30筆的，由財務處部門主管審簽，分管財務的校領導、學校主要領導審批后辦理查閱相關手續(xù)。
第十八條 會計檔案原則上不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規(guī)定必須借出的，已移交檔案室的，需財務處負責人、檔案室負責人審簽，報分管檔案的校領導、學校主要領導審批，并辦理借閱登記，詳細登記借閱時間、借閱期限、借閱人、批準人、借閱檔案編號及內容、借閱用途、復印情況等。未移交檔案室的，需財務處負責人審簽，報分管財務的校領導、學校主要領導審批，方可辦理借出手續(xù)，并限期歸還。
第十九條 會計檔案查閱人在進行會計檔案查閱、復制和借出過程中，應當妥善保管和利用，嚴禁篡改和損壞會計檔案，嚴禁涂改、拆裝、抽換會計檔案。
第二十條 電子檔案查詢由財務處根據實際情況設置查詢賬號權限，確保本人賬號對應查詢本人項目，確保電子檔案的隱私性和保密性。
第二十一條 會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案,確保借入會計檔案的安全完整、及時歸還。
第五章 會計檔案保管與銷毀
第二十二條 財務處、檔案室和其他會計檔案保管單位，應當指派專人管理會計檔案，提供合適的會計檔案保管條件，做好防火、防盜、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，對電子檔案要采取必要措施防止數據損毀或遺失。
第二十三條 會計檔案的保管期限規(guī)定如下：
（一）會計檔案保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年，從會計年度終了后的第一天算起；
（二）電子會計檔案與紙質會計檔案的保管期限一致；
（三）各類會計檔案的保管期限按照本辦法附表所列執(zhí)行，本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限。
（四）單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,應當比照類似檔案的保管期限辦理。
第二十四條 學校應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。
第二十五條 會計檔案鑒定工作由學校辦公室牽頭，組織學校圖書館、財務、審計等相關部門共同進行。
第二十六條 經鑒定可以銷毀的會計檔案，應當按照以下程序銷毀：
（一）由檔案室會同財務處編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容；
（二）主管檔案工作的校領導、學校辦公室負責人、圖書館負責人、財務處負責人、檔案室經辦人、財務處經辦人應當在會計檔案銷毀清冊上簽署意見；
（三）檔案室負責組織會計檔案銷毀工作，并與財務處共同派人監(jiān)銷。電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規(guī)定，并由辦公室、圖書館、財務處、科技網絡信息中心管理人員監(jiān)銷；
（四）監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對；銷毀后，監(jiān)銷人應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。
銷毀學校所屬二級獨立核算單位會計檔案的，其單位還應當指定專人全程參與，二級單位負責人、經手人應當按要求簽署意見。
第二十七條 保存期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證，不得銷毀，紙質會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉存，保存至未了事項完結時為止。
單獨抽出立卷或轉存的會計檔案，應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
第六章 附則
第二十八條 違反本辦法規(guī)定的單位和個人，由相關部門依據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)處理處罰。
第二十九條 預算、計劃、制度等文件材料，應當執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。
第三十條 本辦法由財務處負責解釋。
第三十一條 本辦法自印發(fā)之日起施行。國家及省廳的有關規(guī)定在本辦法中未涉及的，按國家及省廳的有關規(guī)定執(zhí)行。
